Reporte de ventas: formato, cómo hacerlo y ejemplos

Ejemplos de reportes de ventas

Aquí te mostraremos dos ejemplos reales de cálculos de reporte de ventas para que veas cómo hacer el tuyo.

Además, te dejamos el formato descargable en Excel para que no tengas que colocar las fórmulas tú ni generar los gráficos, sino que todo se haga de forma automática.

Reporte de ventas anual

Supongamos que hablamos de una empresa que vende camisetas deportivas y, después de finalizar el año calendario, quieren conocer los resultados de ventas que han obtenido.

El análisis lo realiza el ingeniero Jorvy Olivero, jefe del departamento de ventas y análisis de data de la empresa. Además, estará dirigido al Director General de la empresa, el Licenciado Jony Botello.

Como puedes ver, la tendencia de ventas fue positiva y se estima que siga subiendo para el siguiente año, por lo que debe activarse la producción de las camisetas.

Además, se observa que las estrategias de marketing del departamento están funcionando muy bien.

Reporte de ventas trimestral

El siguiente análisis comprende la estimación porcentual de las ventas de equipos de sonido que se han realizado a lo largo de 12 semanas en las que se han invertido más de 50.000,00 pesos en publicidad.

El reporte es realizado por Pedro Sandoval, el gerente de ventas y lo dirige al dueño del negocio, Juan Ramos.

Como se puede ver, las ventas han estado comportándose muy bien, en alza, lo que muestra que la estrategia de marketing está funcionando a la perfección.

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¿Qué es un reporte de ventas?

El reporte de ventas es un documento que muestra toda la actividad comercial y de ventas de tu negocio con el objetivo de medir el desempeño, las estrategias y el trabajo que realizan los representantes de ventas.

Este reporte puede ayudarte a conocer si el método que estás utilizando para maximizar las ventas de la empresa está funcionando o si por el contrario hay que hacer reajustes.

En todos los casos, estos reportes resaltan oportunidades de mejora en cada proceso y fallas que se tienen que corregir.

Los reportes de ventas son importantes porque, además, te permiten conocer datos que de otro modo sería muy difícil saber, como, por ejemplo:

• Porcentajes de ventas.
• Series de datos en el tiempo medidos en forma grupal o individual.
• Tendencias que te facilitan la toma de decisiones importantes.
• Medias estadísticas.
• Tablas o gráficos.
• Y mucho más.

Así pues, esta clase de reportes es justo lo que un buen empresario o gerente necesita para saber si el negocio está marchando en el camino del éxito o si se dirige al fracaso.

Y con esta información se facilita la planeación de una estrategia de ventas mucho más efectiva, mejorando así los resultados y maximizando la rentabilidad del negocio.

Otro de los aspectos interesantes de estos reportes es que puedes realizar mediciones diarias, semanales, mensuales, anuales… como quieras.

Entonces, ¿qué incluir en un reporte de ventas?

Estructura de un reporte de ventas

La estructura de los reportes de ventas debe incluir, como mínimo, tres elementos imprescindibles:

1. Resumen de ventas: que son los rendimientos de ventas que la empresa ha tenido en períodos de tiempo diarios, mensuales, semanales…
2. Balance de ganancias y pérdidas: este ítem te ayudará a conocer el balance de las inversiones realizadas por la empresa y las utilidades que ha generado.
3. Información de clientes: se realiza para conocer en qué etapa del embudo de ventas se encuentran tus clientes para detectar oportunidades de fidelización y retención de tus potenciales clientes.

Sin embargo, existen otros elementos importantes que también deben incluirse en la estructura del informe de ventas, como las fechas de los montos, datos comparativos con períodos anteriores, la proyección de ventas, etc.

Y, por supuesto, el nombre del reporte, los productos que se deben considerar en el análisis y los totales.

Cómo redactar un reporte de ventas

Lo primero que queremos hacer es darte una serie de consejos para que puedas realizar tu reporte de productos vendidos de forma profesional.

• Crea una plantilla Excel u hoja de cálculo de Google para colocar tus datos en ella.
• Coloca los datos de nombre, fecha y período de análisis.
• Estudia un producto en cada pestaña de la hoja de cálculo.
• Coloca en columnas los días, semanas, meses o años de análisis.
• En la otra columna contigua se generan los datos de ventas en dinero o cantidad de productos vendidos.
• La tercera columna debe tener el crecimiento en número.
• Y la última columna el crecimiento porcentual.
• También puedes realizar este análisis por vendedor, en vez de por productos para saber quiénes son tus empleados más exitosos.
• Rellena los datos y listo.

Ahora te explicaremos 4 pasos que debes seguir para redactar tu reporte ventas de una forma profesional, adecuada y exacta en Excel:

Paso 1: Agrupación de la información

Lo primero que tienes que hacer es recopilar todos los resultados de las ventas que la empresa ha tenido en la semana, el día o el mes, dependiendo del reporte que quieras realizar.

Esta información la obtienes del reporte que el sistema administrativo de facturación genera, ya que es mucho más exacto.

En caso de que no cuentes con este sistema automatizado, solicita al analista de ventas la información detallada.

Paso 2: Colocación de la información en la plantilla

La colocación de la información en la plantilla puedes realizarla en tu archivo de ventas en Excel o en un documento de cálculo de Google, según prefieras.

La ventaja del documento de Google es que los directivos pueden tener acceso a él desde cualquier dispositivo y lo pueden revisar con mayor facilidad.

Entonces, rellena los campos considerando la fecha, el vendedor, las ventas por período de análisis (diarias, semanales, mensuales…) y los datos de comparación respecto al período de tiempo anterior.

Como la tabla estará formulada, los cálculos se realizarán de manera automatizada (en breve te enseñaremos a crear las fórmulas de las tablas).

Después debes colocar el título del reporte, como “Reporte de ventas de julio de 2023”.

Paso 3: Realización del cálculo

Las hojas de cálculo de Excel y Google son una verdadera maravilla porque te permiten automatizar tareas para obtener resultados inmediatos y exactos.

Entonces, ¿cuáles son las fórmulas que debes usar para el cálculo de los datos que necesitas?

Para eso mira la siguiente imagen con una tabla de ventas de ejemplo, en la que realizaremos un reporte de ventas anual.

Si observas, hay dos columnas en las que están los meses del año y las ventas realizadas en ese mes.

¿Cómo calculamos el porcentaje de tendencia de crecimiento?

La fórmula para el crecimiento de la venta es:

   

Según la imagen, el crecimento en el mes de febrero sería:

   

Ahora, ¿cómo sacar el porcentaje de crecimiento frente al mes anterior?

La fórmula del porcentaje es la siguiente:

   

Que también se puede escribir del siguente modo:

   

Siguiendo con nuestro ejemplo, en la hoja de cálculo esto se traduce a la siguiente fórmula:

   

Después de tener los datos iniciales y haber introducido las fórmulas, lo que tienes que hacer es colocar el cursor en la esquina inferior derecha de la celda que contiene la fórmula. Verás cómo se activa una cruz negra. Haz clic y extiende hasta la celda final.

Paso 4: Creación de gráficos

La creación de un gráfico te ayuda a conocer de manera visual la tendencia que tienen tus datos y a predecir si van a subir o a bajar.

Esto te facilita la toma de decisiones y el planteamiento de nuevas estrategias de venta para garantizar la rentabilidad del negocio.

Entonces, para insertar gráficos lo único que debes hacer es seleccionar los datos de la columna a la que quieres ver su comportamiento gráfico.

Después, vas a la pestaña de la hoja de cálculo que dice “Insertar” y seleccionas los gráficos que quieras ver.

Es muy útil utilizar la opción de “Gráficos recomendados” porque te muestra los mejores gráficos para ver.

Allí verás en un formato mucho más comprensible y presentable la tendencia que tienen las ventas.