Reporte técnico: formato, cómo hacerlo y ejemplos

Ejemplos de reporte técnico rellenados

A continuación te mostramos dos ejemplos de infromes técnicos para que veas cómo se hacen y puedas orientarte en la realización del tuyo. Además, si lo deseas, también te los puedes descargar tanto en formato word como en pdf.

Reporte técnico de marketing digital

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¿Qué es un reporte técnico?

El reporte técnico es un tipo de informe que incluye información relevante acerca del estado actual o del resultado final de un proyecto realizado por una empresa.

El objetivo que tienen estos es informar al destinatario de la condición de un proyecto para que este pueda conocer si va bien encaminado, si han surgido problemas y estimar cuándo se terminará el trabajo.

Un informe técnico debe:

• Ser legible y fácil de entender para las personas que lo recibirán.
• Estar muy bien estructurado y organizado para darle sentido y comprensión a la información.
• Ser claro, conciso y directo.
• Contener información relevante para el proyecto y no datos o información intrascendente.
• Evitar repetir información, si no que se debe colocar una idea por párrafo.
• Tener gráficos y datos que sean muy importantes y relevantes para el lector.
• Explicar con palabras sencillas una situación compleja.

Estructura y partes de un reporte técnico

Aunque la estructura de un reporte técnico pueda tener alguna que otra pequeña diferencia, el formato más utilizado es el siguiente:

• Lugar y fecha: debe colocarse el día, el mes, el año y la hora en la que se realizó el informe. Además, debe colocarse la ciudad y la localidad en la que se encuentra la empresa.
• Asunto: consiste en definir con pocas palabras de qué va tu reporte técnico.
• Datos del destinatario: debe colocarse el nombre completo del destinatario, el puesto o cargo que ocupa en la empresa y su título profesional.
• Datos de la empresa: en caso de ser un reporte interno, basta con que coloques el nombre de la empresa y el departamento que lo desarrolló. Sin embargo, si es externo, coloca también la dirección y los datos de contacto.
• Resumen: describir el problema y los resultados obtenidos.
• Introducción: mencionar la situación o condición en la que se encuentra el proyecto y mencionar cómo se debe tratar o medir.
• Exposición de los hechos: en esta sección del reporte se pone en contexto al lector para que entienda en qué consiste la situación.
• Análisis: comprende la exposición exacta de los hechos y el análisis de los mismos para la obtención de los resultados.
• Resultados: son los resultados que se presentan del proyecto en tiempo total o parcial, lo que quiere decir que dependen del momento en el que se encuentre el trabajo.
• Recomendaciones: son aquellas recomendaciones que se deben dar para resolver posibles errores en el proyecto o para mejorarlo, en caso de que no vaya al 100%.
• Datos del remitente: escribir el nombre completo y cargo de la persona que escribe y envía el reporte.

Cómo redactar un reporte técnico

La redacción de un reporte técnico consiste en 4 grandes etapas: la preparación, la organización del material, la redacción y la revisión.

Veamos en qué consiste cada etapa para que entiendas a la perfección lo que necesitas para hacer tu reporte técnico.

Etapa 1: Preparación

Lo primero que debes hacer es determinar con exactitud la tarea que se te ha encomendado para que logres examinarla como es debido.

Después de esto, prepara un plan de acción que seguirás y del alcance que tendrá tu reporte.

Otro de los factores que tienes que considerar para la preparación del reporte es pensar en tu posible lector.

Por ejemplo, puedes hacerte estas preguntas:

• ¿Qué quiere saber el lector del reporte?
• ¿Qué información conoce?
• ¿Cómo se puede enriquecer la comprensión y los conocimientos actuales del proyecto con mi reporte?
• ¿Qué lenguaje y terminología es la ideal para garantizar que pueda entenderme?
• ¿Para qué utilizarán mi informe?

Y, por último, debes recopilar hechos, ideas, reportes y otra información pasada y contextualizada acerca del tema en cuestión e ir tomando nota de cada uno de los hechos que estos mencionan.

También es muy importante que siempre dejes evidencia por escrito de tus análisis de preparación.

Etapa 2: Organización del material antes y después de la redacción

En esta etapa del reporte técnico te explicaremos 10 pasos para organizar el material y la información, de manera que el reporte sea mucho más profesional:

1. Escribe una frase corta y directa del objetivo que debes cubrir al realizar el reporte. Este paso te ayudará a comprobar que has comprendido muy bien lo que se te pide.
2. ¿Recuerdas que te recomendamos recoger hechos, ideas, reportes y otra información pasada acerca del proyecto? En este paso debes analizar esa información y deshacerte de lo que sea superficial y no aporte valor.
3. Analiza muy bien y con detenimiento la subdivisión del material recopilado y modificarla si es necesario.
4. Es necesario que decidas el orden en el que vas a presentar cada uno de los capítulos del reporte, por lo que el material que tienes puede ayudarte a ordenar.
5. Ordena el material de tal modo que el lector pueda leer de primero lo que ya conoce y, al final, lo que es nuevo para él.
6. Al finalizar el reporte analiza que las recomendaciones y conclusiones que hayas hecho coinciden muy bien con los objetivos del estudio.
7. Analiza el título del reporte y los subtítulos, asegurándote de que estos definan muy bien el objetivo que se te indicó abarcar con tu informe.
8. Puedes utilizar gráficos, representaciones y otros formatos visuales que mejoren la comprensión del reporte técnico.
9. En muchos informes técnicos se observa el uso de notas a pie de página. ¿Quieres usarlas? Hazlo para indicar citas o fuentes, para indicar los nombres de las autoridades que menciona y para explicar detalles que pueden sonar confusos para ciertos lectores.
10. Analiza el texto y verifica si hay detalles que se pueden pasar a la parte del anexo para mejorar la fluidez y comprensión del lector.

Etapa 3: Redacción

Ahora analizaremos 8 elementos imprescindibles para que la redacción del reporte técnico se haga de manera profesional:

1. Estilo: es necesario que definas el tono y lenguaje que utilizarás. Sin embargo, en la mayoría de casos, para este reporte se usa un tono equilibrado y técnico, muy claro y conciso.
2. Ordenación: el orden de los párrafos y de la información es importante para su comprensión.
3. Ilustraciones: una buena recomendación que te damos para que tu redacción tenga sentido es que vayas colocando las ilustraciones, gráficos, datos y anexos necesarios a medida que vas redactando. Así no te equivocas.
4. Introducción: la introducción es la sección del reporte técnico que se dedica a la explicación general del contenido. Te recomendamos que lo hagas al finalizar el reporte. Además, asegúrate de que incluya:

• Nombre y cargo del que realiza el reporte. Tú, en este caso.
• La fecha de realización del reporte.
• El objetivo principal.
• Los antecedentes del tema.
• El enunciado en su totalidad o de forma resumida que se base en los resultados obtenidos, las conclusiones y/o las recomendaciones.
• Una lista de cada uno de los capítulos ordenados en secuencia.
• Definición de algún término complejo.

5. Secciones y apéndices: para que las secciones de tu reporte sean de ayuda en la comprensión del contenido puedes agregar los siguientes componentes:

• Enunciado principal que hable de los hechos que recogiste, como las fuentes.
• Análisis de hechos.
• Presentación de las conclusiones o de las recomendaciones que surgen por cada uno de los hechos.
• Descripción del procedimiento y método seguido en la investigación o el experimento del proyecto.
• Resumen o mención de contenidos que estén en el anexo.

6. Conclusión: asegúrate de agregar uno o varios de los siguientes elementos:

• Un resumen de menos de 200 palabras que explique los argumentos utilizados en las secciones y capítulos de tu reporte.
• Un resumen de todas las conclusiones y de las opiniones que hagas.
• Recomendaciones.
• Un párrafo claro que describa una acción que debe seguirse por parte del lector y ejecutante de las recomendaciones que hagas.
• Un párrafo corto que mencione la importancia del tema.
• Otras consideraciones que creas pertinentes mencionar.

7. Lista de referencias: en caso de que tu reporte contenga muchas referencias a otros documentos o publicaciones, crear una lista bibliográfica aparte.
8. Índice: si el reporte se extiende mucho, lo mejor es que generes un índice de contenidos para facilitar la lectura.

Etapa 4: Revisión

Una vez que hayas terminado el reporte técnico, lo que te recomendamos es que realices una crítica del documento como si no fuese tuyo.

Así pues, te dejamos 6 consejos para que hagas de juez de tu propio reporte técnico:

1. Realiza un examen general y verifica si se entiende con claridad la estructura del informe.
2. Compara la introducción, conclusión y el índice para garantizar si has enunciado los temas, el plan de acción y el propósito del informe de forma adecuada.
3. Analiza el texto y corrobora que se pueda entender con claridad y de que tiene sentido una frase respecto de la otra.
4. Lee en voz alta el reporte y asegúrate de que se entienda y se lea con fluidez.
5. Verifica que las ilustraciones transmiten el mensaje que deseas.
6. En caso de que puedas, somete a juicio de otra persona tu reporte técnico.

En conclusión, crear un reporte técnico con estas sugerencias y ejemplos es mucho más sencillo de lo que crees.

Esperamos haber sido de gran ayuda para realizar el reporte técnico que tienes de tarea.