Reporte de incidencias: formato, cómo hacerlo y ejemplos
Con un reporte de incidencias es muy sencillo dejar por sentado cualquier tipo de suceso que se produzca en el desempeño de tus funciones, ya sean laborales, académicas o recreativas, entre otras.
No se trata de un reporte cualquiera, aquí vas a relacionar eventualidades que pueden significar riesgos para la seguridad y que de alguna manera interfieran con los procesos que se llevan a cabo.
Si no sabes cómo hacer un reporte de incidencias, en este artículo encontrarás información sobre la estructura que debe tener dicho reporte, así como consejos para su elaboración y documentación que puedes adjuntar. Además, te proporcionamos dos ejemplos completos, descargables en formato Word y PDF, que te pueden servir de inspiración.
Ejemplos de reporte de incidencias
Este tipo de reportes son de suma importancia en el entorno laboral. Tanto si tienes tu propia empresa como si trabajas en una, tener conocimiento de las cosas que pueden suceder te ayuda a prevenirlas.
Hemos preparado dos ejemplos de reporte de incidencias sencillos y de fácil comprensión para que te guíes a la hora de elaborar el acta de incidencias.
También puedes descargar nuestras plantillas, con ellas puedes editar y personalizar tu propio reporte de incidencias.
Reporte de incidencias de un taller mecánico
TALLER LOS TRES HERMANOS
REPORTE DE INCIDENCIAS N. 005/2022
FECHA: 16/06/2022
ELABORADO POR: Alberto León. Jefe de Latonería y Pintura
DEPARTAMENTO: Latonería y Pintura
EMPLEADO: Arturo de Santis
TIPO DE INCIDENCIA: Imprevista
HORA DEL INCIDENTE: 09:00 AM
El siguiente reporte de incidencias corresponde a una eventualidad surgida el día jueves 16 de junio en el turno de la mañana. Cerca de las nueve de la mañana llegó al taller un cliente con un vehículo, marca Ford, modelo Fiesta, año 2012. El cliente tenía un turno para reparación de un rayón en la puerta derecha trasera. Se procedería a la corrección de la puerta.
Al sacar los implementos para el trabajo, ubicar el compresor para la pintura y proceder con el raspado y posterior lijado de la zona del vehículo, el ayudante Arturo de Santis se tropezó y se enredó con la manguera del compresor.
El señor de Santis cayó al suelo de manera estrepitosa y acto seguido se golpeó la mandíbula con algunos de los implementos de trabajo que se ubican en el lugar. El señor de Santis presentó una cortadura en la mandíbula, unos cinco centímetros con profundidad de dos centímetros, por lo cual se le prestaron los primeros auxilios del caso y posterior traslado al hospital más cercano.
Observaciones: Se determinó que la ubicación de la manguera del compresor estaba mal colocada al ocurrir el incidente, la manguera del compresor es muy corta para ubicarlo en un ángulo diferente por lo que se sugirió el cambio por una más larga.
Los implementos de trabajo no debían estar en el suelo cuando el señor de Santis cayó, debían estar en el estante de las herramientas para mayor seguridad. Por lo tanto, se sugiere el uso obligatorio de este mueble, a fin de evitar mayores inconvenientes y asegurar el entorno laboral.
Resultados:
- Se procedió con el reposo médico del ayudante de latonería y pintura, señor Arturo de Santis.
- Se realizó el cambio de manguera del compresor.
Reporte de incidencias en el depósito de mercancía
Nombre de la Empresa: Distribuidora Altamira
Tipo de Reporte: Reporte de Incidencias
N° de expediente: DA0010
Fecha: 19/06/2022
Área del incidente: Depósito de Mercancía
Involucrados:
Nombre: Adalberto Méndez Puesto: Maquinista
Nombre: Gerardo Pacheco Puesto: Almacenista
Nombre: ______________________________ Puesto: _______________________
Nombre: ______________________________ Puesto: _______________________
Nombre: ______________________________ Puesto: _______________________
Resumen de la incidencia: Desplazamiento de la mercancía. Incidente imprevisto.
Realizando la carga de mercancía al camión de reparto, la misma fue mal colocada sobre la plataforma, por lo cual ésta se deslizó.
Al consultar con el maquinista y revisar la carga, se determinó que la paleta estaba rota por lo cual no soportó el movimiento y se desarmó, lastimando en el pie derecho al almacenista Gerardo Pacheco.
El señor Pacheco no utilizó el calzado de seguridad proporcionado por la empresa por lo cual sufrió lesión con fractura.
Tipo de pruebas o documentación que se presenta:
Prueba A Fotografía carga rota. Documento: Fotografía pie derecho G. Pacheco
Prueba B ________________ Documento: ____________________________
Medidas de prevención recomendadas:
- Revisión de la carga antes de su movilización.
- Obligatoriedad del uso de los elementos de protección personal (EPP).
Responsable del reporte: Luis Marín, Jefe de Seguridad Laboral
Recibe el reporte: ______________________________________
Descarga nuestros reportes de incidencias
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|---|---|---|
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¿Qué es un reporte de incidencias?
Un reporte de incidencias es el documento que se genera cuando ocurren hechos inusuales o imprevistos dentro de una empresa, institución o negocio.
Estas incidencias pueden ser de distinta naturaleza y gravedad, algunas pueden ser situaciones leves, otras pueden ser más graves y requieren incluso otro tipo de actuación.
Cuando ocurren este tipo de situaciones que, como hemos dicho, tienen repercusión en el buen desempeño de las tareas, es necesario crear un documento para declarar lo sucedido y evitar repeticiones a futuro.
¿Alguna vez te has sentido inseguro al realizar una actividad?
Un incidente puede ocurrir en cualquier parte, por esta razón al crear un registro de incidencias estás incrementando la cultura de prevención.
Un lugar inseguro y propenso a incidentes laborales puede acarrear multas por parte de las autoridades, entre otras acciones legales.
Por ello, saber qué ocasionó el incidente permite la toma de acciones y medidas para hacer más seguro el entorno.
Estructura de un reporte de incidencias
Al ocurrir los hechos es importante que tengas a mano el formato de reporte de incidencias para su correcto llenado.
¿No tienes una planilla o formulario para reportar incidentes?
No te preocupes, puedes crear fácilmente una plantilla de reporte de incidentes. Lo que tienes que hacer es seguir esta guía estructural para que tu informe de incidencias tenga todo lo necesario y cumpla con las regulaciones en materia de seguridad laboral.
- Coloca la fecha, recuerda que debe ser en una hoja membretada o con el logo de la empresa.
- Indica el nombre del departamento o la localización en donde ocurrió el incidente.
- Escribe los datos de las personas involucradas en el suceso.
- Describe a continuación la tarea que se estaba ejecutando.
- Narra con detalle el acontecimiento o incidente.
- Aporta otros datos que consideres relevantes para cotejar la información y tomar acciones pertinentes.
Con esta estructura del reporte de incidencias tienes una plantilla lista al momento de realizar algún registro y llevar el control necesario, brindando atención y solución inmediata.
Otros documentos necesarios al reportar incidencias
Algo muy importante a tener en cuenta al momento de realizar el acta de incidentes es tener a mano otro tipo de documentos para respaldar la información, estos son:
- Hora de llegada del personal involucrado. Busca la ficha, tarjeta o registro de ingreso.
- Número del documento de identidad del personal involucrado.
- Listado del personal que labora en ese turno.
- Descripción de las tareas que se realizan en el departamento donde ocurrió el incidente.
- Información de los equipos o maquinaria que se utilizan, fecha de compra, si han sido reparados o no, fecha del último mantenimiento, todo lo que sea útil recabar.
Aprende a identificar los tipos de incidentes
Saber identificar los tipos de incidentes es útil cuando tienes que realizar el reporte de incidencias en tu empresa.
Estos se clasifican en dos tipos:
- Incidente previsto: es algo de lo que ya hay un conocimiento previo, una posibilidad de que pueda ocurrir en un momento determinado.
En esta clasificación entran las licencias por maternidad, vacaciones del personal, condiciones médicas con antecedentes.
En principio un incidente previsto es un hecho que no deja lesionados o afectaciones a la salud, sin embargo, podrían darse condiciones para que esto suceda.
- Incidente imprevisto: Son los que ocurren de manera inesperada. No tienes control sobre este tipo de situaciones y en esa clasificación entran los accidentes.
En un accidente, se pueden producir lesiones que van desde leves, hasta la muerte de alguno de los involucrados.
De allí la importancia de realizar un correcto llenado del informe de incidencias.
¿Cómo redactar un reporte de incidencias?
Entre las primeras acciones a realizar cuando ocurre un incidente, es clasificar el tipo al que corresponde el hecho, ubicar la hoja de incidencias o formato de reporte y luego sigue estos pasos:
- Una vez determinado el tipo de incidente, conversa con las personas involucradas en el suceso, si las personas están en estado de nerviosismo, procura calmarlas para que te narren de forma clara lo sucedido.
- Procura recabar la mayor cantidad de información posible y en un ambiente controlado tratar de emular lo ocurrido, de esta forma tratar de comprender los hechos al máximo.
- Trata de identificar la causa del incidente. Para ello indaga toda la trama de lo acontecido, ya que puede tratarse de una falla mecánica en algún equipo de trabajo, pudo haber sido un error humano o algún otro factor que, causando interferencia, haya ocasionado la eventualidad.
- Comienza a llenar el formulario con los datos esenciales que te indicamos anteriormente como: día, fecha y hora, datos de la empresa y los trabajadores, actividad realizada, etc.
- Indica los equipos que se utilizaron durante el incidente, si ocurrió manipulando alguna maquinaria, el sector donde ocurrió, cuántas personas se encontraban en el lugar.
- Coloca el tipo de incidente, si fue incidente previsto o imprevisto, si se dieron algunas irregularidades que propiciaron el hecho, registra todo lo que en ese momento pudo afectar el entorno.
- Toma fotografías o que algún colaborador las tome y añade las fotos al reporte.
- Describe en las observaciones las recomendaciones que deben aplicarse para evitar la recurrencia en ese tipo de incidencias y asegura que las medidas sean implementadas y cumplidas por todo el personal.
- Entrega el reporte de incidencias al personal encargado de la seguridad laboral de la empresa o a tu superior inmediato para su debido procesamiento.
Con esta guía aportas al mejoramiento del ambiente laboral de tu empresa, generando un entorno seguro y confiable para todos.